Görev Transfer ve Kullanıcı Onay Transfer

Bilgi

İlgili konu başlığına sağ tarafta bulunan navigasyon yardımıyla hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz.

Görev Transfer ve Kullanıcı Onay Transfer Tanımlama Menüleri İlgili Kullanıcı Yardım Dokümanı

1.Sistem Altyapı Tanımları

Personel bilgilerinin tanımlandığı ve diğer Modüller için gerekli olan altyapının kurgulanmasının yapıldığı menüdür.

1.1.BSAT (Bimser Sistem Altyapı Tanımları)/ Tanımlar

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımlamaları/ BSAT/ Tanımlar

Qdms altyapı tanımlamalarının sistemde oluşturulduğu kısımdır. Qdms sisteminin kullanımı için gerekli olan personel bilgileri, müşteri bilgileri, ürün bilgiler gibi bilgiler sistemde tanımlanır.

1.1.1.Kullanıcı Onay Transfer Tanımlama

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ Bsat/ Tanımlar/ Kullanıcı Onay Transfer Tanımlama

Onay mekanizmasında onay işleminin asıl onaycıdan bir başka kullanıcıya devredilmesi işlemin gerçekleştirildiği menüdür. Bir kullanıcının bir kayıt üzerindeki onay görevi o kullanıcıdan başka bir kullanıcıya devredilebilir. Vekalet işleminde tüm menünün yetkisi verilirken onay mekanizması transfer menüsü ile sadece onaylama yetkisinin transferi verilmektedir. Kullanıcı Onay Transferi içinde henüz görev oluşmayan ama akış bittiğinde görev oluşacak bir durumda bu menü kullanılmaktadır. Asıl onaycı da olan kullanıcın örneğin Aksiyon açma onayı, Döf kapatma onayı vb. onaylama işlemlerin başka bir kullanıncaya devre edilmesi işlemidir. Böylece Aksiyon Açma, Döf kapatma onayı vb. onay işlemleri bu menü ile tamamen başka kullanıcıya devredildiği için onay işlemi tamamen o kullanıcıda olmaktadır.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Yeni bir kullanıcı onay transfer tanımlaması yapılır.

: Listede seçili olan kullanıcı onay transfer bilgisi silinir.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

Kullanıcı Onay Transfer Tanımlama ekranına yeni bir kullanıcı onay transfer bilgisi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (yeni) butonuna tıklanarak Kullanıcı Onay Transfer Tanımlama/ Yeni Kayıt ekranı açılır.

Açılan ekranda ilk alanda asıl kullanıcı, 2.alanda transfer edilen kullanıcı bulunmaktadır. Açılan ekranda Asıl kullanıcı bilgisi sistemde tanımlı Personel Seç listesinden seçilir.

Transfer Edilen Kullanıcı bilgisi de sistemde tanımlı Personel Seç listesinden seçilir.

Gerekli alanlar doldurulduktan sonra sağ üst köşedeki (kaydet) butonuna tıklanarak Kullanıcı Onay Transfer Tanımlama kayıt işlemi gerçekleştirilir.

1.2.Konfigürasyon Ayarları

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/ Konfigürasyon Ayarları

Qdms sisteminde özel ayarların yapıldığı menülerdir. Bu menülerde yapılan ayarlar tüm Qdms kullanıcıları için geçerli olan ortak ayarlardır.

1.2.1.Görev Transfer

Menü Adı: Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/ Konfigürasyon Ayarları/ Görev Transfer

İşten ayrılan personelin üzerindeki işleri veya bir personeldeki işleri başka bir personele aktarmak için kullanılır. Bir pozisyon üzerinde var olan işlerin başka bir pozisyona aktarılmasını sağlar. Görev transfer ile okuma, onaylama, gözden geçirme, aksiyon gerçekleştirme gibi tüm görev tiplerine ait işlemler başka bir kullanıcıya devredilirken, onay transfer menüsü ile sadece seçilen onay yetkisi devredilebiliyor.

Ekranda bulunan butonlar yardımıyla;

: Seçili olan görevleri aktarılır.

: Kayıtlar filtrelenerek arama yapılır.

Yapacak kişi alanına işin şu anda beklediği kişi seçilip, görevlerin devredileceği pozisyon alanı da seçilerek mevcuttaki iş farklı bir pozisyona devredilebilir. İlgili Modüldeki aktarılacak görev seçildikten sonra “Seçili olan görevleri aktar” () butonuna tıklanarak görev transfer işlemi gerçekleştirilmiş olur. Modüler ilgili kişinin bekleyen işlerine görev düşmesi için Modüllerde ilgili örnek işlemler uygulanarak Görev Transfer menüsünde görev aktarım işlemi aşama aşama anlatılacaktır. Modül olarak Aksiyon Yönetimi ve Doküman Yönetimi Modülleri ilgili örnek işlemlerin aktarımın Görev Transfer menüsünde gösterilecektir.

1.2.1.1.Aksiyon Yönetimi Modülü İçin Görev Transfer işleminin yapılması

Görev transfer menüsünde Aksiyon Modülü için bir pozisyon üzerinde var işlerin başka pozisyona aktarılması için örnek uygulama için Aksiyon Yönetimi Modülünde Ana Aksiyon Planı oluşturulduktan sonra bu plana bağlı aksiyon kalemleri oluşturularak, görev atamaları gerçekleştirilir.

Ana Aksiyon Planı Oluşturma

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Planlama

Aksiyon Planlama menüsünde firmanın isg, çevre, kalite, üretim, planlama, bilgi güvenliği, toplantı gibi aksiyon kaynaklarına uygun olarak ana aksiyon planları hazırlandığı menüdür.

Aksiyon Planı oluşturmak için (Yeni) butonuna tıklanarak Aksiyon Planlama/ Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Gerekli bilgiler girildikten sonra (Kaydet) butonu ile “Ana Aksiyon Planı” kaydedilir ve listede görüntülenir.

Aksiyon Kalemi Oluşturma (Görev Atama)

Menü adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Aksiyon Yönetimi/ Planlama/ Kalemler

Ana Aksiyon Planı oluşturulduktan sonra bu plana bağlı aksiyon kalemleri oluşturularak, görev atamaları gerçekleştirilir. Aksiyon Planlama sayfasındaki ilgili ana aksiyon planı seçilerek, sağ üst köşedeki (Kalemler) butonuna tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlama ekranı görüntülenir.

Ana Aksiyon Planının içerisine yeni bir Aksiyon Kalemi eklemek için ekranın sağ üst köşesindeki (Yeni) butonu tıklanarak Aksiyon Kalemi Planlama/ Yeni Kayıt ekranı görüntülenir.

Aksiyon Bilgileri sekmesi;

Aksiyon Kalemi ile ilgili genel bilgilerin girildiği sekmedir.

Ek Dosyalar sekmesi;

Aksiyon Kalemi ile ilgili varsa fotoğraf, çizim, toplantı notu, karar tutanağı gibi ek belgeler/ kanıtlar eklenebilir.

Yönlendirme Tarihçesi sekmesi;

Açılan aksiyon gerçekleştirilmesi işi iş yapacak kişi tarafından başka bir kişiye yönlendirildiyse yönlendirme tarihçesi sekmesi altında tüm yönlendirme bilgileri görüntülenir.

Aksiyon Kalemi oluşturma aşamasında gerekli sekmeler ve alanlar doldurulduktan sonra (Kaydet) butonu kayıt işlemi gerçekleştirilir.

Bekleyen işlerimde sayfasında “Aksiyon Sorumlusu”nda “Sorumluluğumda Bekleyen Aksiyonlar” ve “İşi Yapacak Kişi”de “Gerçekleştirilecek Aksiyonlar” olarak görev listelenir.

Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/ Konfigürasyon Ayarları/ Görev Transfer menüsü tıklanılır. Açılan Görev transferi menüsünde Modüllerin yer aldığı sekmelerde ilgili Modülün adı bulunduğu sekme tıklanılır. Örnek: Aksiyon Modülü için Aksiyon sekmesi.

Yapacak kişi kısmında mevcut işi yapacak kişi sistemde tanımlı Personel Seç listesinde (seç) butonu yardımıyla seçilir.

Görevleri devre alacak kişi bilgisi Görevleri devredileceği pozisyon alanında sistemde tanımlı Pozisyon Seçme listesinde (seç) butonu yardımıyla seçilir.

Yapacak kişi bilgisi ve Görevlerin devredileceği pozisyon bilgileri seçildikten sonra görevlerin aktarım yapılacağı Modülerin bulunduğu sekmeden ilgili Modül olan Aksiyon Modülün bulunduğu sekme seçildikten sonra (Ara) butonu tıklanarak kişinin bekleyen işlerinde üzerinde bulunan işler listelenir. Listelenen Aksiyon Yönetimi Modülü ilgili tüm bekleyen işlerin listesinde örnekteki Aksiyon Gerçekleştirme işi seçilir.

Yapacak kişi alanına işin şu anda beklediği kişi seçilip, görevlerin devredileceği pozisyon alanı da seçilerek mevcuttaki işi farklı bir pozisyona devredilebilir. Görev atama ile ilgili mail gönderilmesi isteniyorsa Görev Atama Mailleri gönderilsin alanı ilgili check box işaretlenir. İlgili Modüldeki aktarılacak görev seçildikten sonra (Seçili olan görevleri aktar) butonuna tıklanarak görev transfer işlemi gerçekleştirilmiş olur. Seçili olan görevleri aktarım işlemin gerçekleştiğine dair sistem “Seçmiş olduğunuz pozisyona görev aktarımı başarıyla gerçekleştirilmiştir” mesajını iletir. Mesajın iletimden sonra Görev Transfer işlemi Aksiyon Yönetimi Modülü için gerçekleştirilmiştir.

Yapacak kişinin Bekleyen İşlerim Sayfasındaki görevi artık bekleyen işlerin üzerinde kalkar, görevleri devredileceği pozisyon alanındaki seçim yapılana kişinin Bekleyen işlerim sayfasında görev olarak düşer.

1.2.1.2.Aksiyon Yönetimi Modülü Tüm Görevler İçin Görev Transfer işleminin yapılması

Yapacak kişinin Aksiyon Yönetimi Modülü ilgili Bekleyen işlerinde üzerindeki tüm görevleride Görev Transfer menüsü ile görevleri devredileceği pozisyona devretme işleminde bu menü yardımıyla da yapabilir. Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/ Konfigürasyon Ayarları/ Görev Transfer menüsü tıklanılır. Açılan Görev Transfer menüsünde Modüller sekmesinde Aksiyon Yönetimi Modülü için Aksiyon sekmesini seçilip (Ara) butonu tıklanılır. Aksiyon Yönetimi ile ilgili yapacak kişinin bekleyen işlerinde üzerinde bekleyen tüm bekleyen işleri listelenir. Tümünü Seç alanın ilgili check box işaretleyerek bekleyen işlerin üzerinde bulanan tüm bekleyen işlerinin seçilmesini sağlar.

İlgili Modüldeki aktarılacak tüm görev seçildikten sonra “Seçili olan görevleri aktar” () butonuna tıklanarak görev transfer işlemi gerçekleştirilmiş olur. Seçili olan görevleri aktarım işlemin gerçekleştiğine dair sistem “Seçmiş olduğunuz pozisyona görev aktarımı başarıyla gerçekleştirilmiştir” mesajını iletir. Mesajın iletimden sonra Görev Transfer işlemi tüm görevleri seçilmiş Aksiyon Yönetimi Modülü için gerçekleştirilmiştir.

1.2.1.3.Doküman Yönetimi Modülü İçin Görev Transfer işleminin yapılması

Doküman Yönetimi Modülünde Doküman Hazırlama menüsünde Yeni bir Doküman Hazırlanırken Görüş aşamasında bekleyen işlerine iş düşen “Görüş Bekleyen Dokümanlar “ görevin düşen kişinin görevi başka bir kişiye Görev Transfer menüsü transfer edilmesi işlemini gerçekleştirilecektir. İlk olarak yapılacak aşamada Doküman yönetimi Modülünde Doküman Hazırlama menüsünde yeni bir doküman Hazırlama işlemi yapılarak görüş aşamasında görüşe gönderilerek dokümanın Bekleyen işlerim sayfasına iş olarak düşmesi sağlanılır.

Doküman Hazırlama Süreci

Menü Adı: Entegre Yönetim Sistemi/ Doküman İşlemleri/ Doküman Hazırlama

Yönetim sistemleri kapsamında yeni bir doküman hazırlamak için “Doküman Hazırlama” menüsü kullanılır. Yeni bir doküman hazırlamak için “Doküman Hazırlama” menüsü açılır. Klasör ağaç yapısından doküman hazırlanmak istenilen klasör seçilir ve (İleri) butonuna tıklanır.

Doküman Bilgileri sekmesi;

Dokümana ait temel bilgiler tanımlanır.

Diğer Bilgiler sekmesi;

Doküman Türü seçili seçilir. Eğer üzerinde işlem yapılan bir dokümansa “Form”, prosedür-talimat gibi dokümalar ise “Doküman” seçeneği işaretlenir

Görüş sekmesi;

Dokümanın kontrol onayından önce kullanıcıların görüşüne gönderilmesi isteniyorsa, gün ve kişi politikası belirlenerek görüş matrisi tanımlanır.

Kullanıcı Grubu Ekle/ Pozisyon ekle butonuna tıklanarak seçilen personeller matrise eklenir.

Devam politikasına alanında kaç gün içerisinde kaç kişiden görüş istenildiği belirtilir. Örneğin; 3 gün içinde görüşe 1 kişinin görüş vermesi yeterlidir.

Doküman sekmesi

Sisteme yüklenecek olan doküman, Doküman Dosyası Yükleme (Türkçe) alanında bulunan (dosya ekle butonu) ile seçilir ve yükleme işlemi gerçekleştirilir.

(dosya ekle butonu) butonu tıklanarak dosya yükleme işlemine başlanılır.

Sistemde Dosya Ekle butonu ile yüklenecek Dosya seçilir.

Dokümanı yüklendiğinde “dosya başarıyla aktarılmıştır” bilgisi alınmaktadır.

Dokümanla ilgili bütün hazırlık işlemleri tamamlandıktan sonra Doküman Bilgileri sayfasındaki Gönder butonu ile doküman onay süreci başlatılır. Dokümanda görüş istendiği için hazırlanan doküman görüşe gidecektir.

Görüş bildirecek kişilerin “ Bekleyen İşlerim” sayfasında “Görüş Bekleyen Dokümanlar” olarak görev oluşur. İlgili kişinin Bekleyen işlerim sayfasında Doküman Yönetimi Modülünde “Görüş Bekleyen dokümanlar” olarak görev düşen görevi Görev transfer menüsü yardımıyla başka bir kişiye görev olarak devredilmesi için görev transfer işlemi yapılır. Sistem Altyapı Tanımları/ BSAT/ Konfigürasyon Ayarları/ Görev Transfer menüsü tıklanılır. Yapacak kişi kısmında mevcut işi yapacak kişi sistemde tanımlı personel listesinde (seç) butonu yardımıyla seçilir. Görevleri devre alacak kişi bilgisi Görevleri devredileceği pozisyon alanında sistemde tanımlı Pozisyon Seçme listesinde (seç) butonu yardımıyla seçilir. Yapacak Kişi bilgisi ve Görevlerin devredileceği pozisyon bilgileri seçildikten sonra görevlerin aktarım yapılacağı Modülerin bulunduğu sekmeden ilgili Modül olan Doküman Yönetimi Modülün bulunduğu Doküman sekmesi seçilir.

Yapacak Kişi bilgisi ve Görevlerin devredileceği pozisyon bilgileri seçildikten sonra görevlerin aktarım yapılacağı Modülerin bulunduğu sekmeden ilgili Modül olan Doküman Yönetimi Modülün bulunduğu Doküman sekmesi seçildikten sonra (Ara) butonu tıklanarak kişinin bekleyen işlerinde üzerinde bulunan işler listelenir. Listelenen Doküman Yönetimi Modülü ilgili tüm bekleyen işlerin listesinde örnekteki “Görüş Bekleyen Doküman Bildirimi” işi seçilir.

Y apacak kişi alanına işin şu anda beklediği kişi seçilip, görevlerin devredileceği pozisyon alanı da seçilerek mevcuttaki iş farklı bir pozisyona devredilebilir. İlgili Modüldeki aktarılacak görev seçildikten sonra “Seçili olan görevleri aktar” () butonuna tıklanarak görev transfer işlemi gerçekleştirilmiş olur. Seçili olan görevleri aktarım işlemin gerçekleştiğine dair sistem “Seçmiş olduğunuz pozisyona görev aktarımı başarıyla gerçekleştirilmiştir” mesajını iletir. Mesajın iletimden sonra Görev Transfer işlemi Doküman Yönetimi Modülü için gerçekleştirilmiştir.

Yapacak kişinin Bekleyen İşlerim Sayfasındaki görevi artık bekleyen işlerin üzerinde kalkar, görevleri devredileceği pozisyon alanındaki seçim yapılana kişinin Bekleyen işlerim sayfasında görev olarak düşer.

1.2.1.4.Doküman Yönetimi Modülü Tüm Görevler İçin Görev Transfer işleminin yapılması

Yapacak kişinin Doküman Yönetimi Modülü ilgili Bekleyen işlerinde üzerindeki tüm görevleri de Görev Transfer menüsü ile görevleri devredileceği pozisyona devretme işleminde bu menü yardımıyla da yapabilir. Görev Transfer menüsünde iken Modüller sekmesinde Doküman Yönetimi Modülü için Doküman sekmesini seçilip (Ara) butonu tıklanılır. Doküman Yönetimi ile ilgili yapacak kişinin bekleyen işlerinde üzerinde bekleyen tüm bekleyen işleri listelenir. Tümünü Seç alanın ilgili check box işaretleyerek bekleyen işlerin üzerinde bulanan tüm bekleyen işlerinin seçilmesini sağlar.

İlgili Modüldeki aktarılacak tüm görev seçildikten sonra “Seçili olan görevleri aktar” () butonuna tıklanarak görev transfer işlemi gerçekleştirilmiş olur. Seçili olan görevleri aktarım işlemin gerçekleştiğine dair sistem “Seçmiş olduğunuz pozisyona görev aktarımı başarıyla gerçekleştirilmiştir” mesajını iletir. Mesajın iletimden sonra Görev Transfer işlemi ile tüm görevlerin seçilmiş Doküman Yönetimi Modülü için gerçekleştirilmiştir.

1.2.1.5.Farklı Modülleri İçin Görev Transfer İşlemi Yapılması

Görev Transfer menüsünde farklı farklı Modüllleri seçerek Modülle ilgili görevleri transfer işlemi yapılabilir. Örneklerdeki Aksiyon Yönetimi Modülü ve Doküman Yönetimi ilgili görevleri Görev transfer menüsü ile transfer işlemi yapılır.

Aksiyon Yönetimi Modülü için Modüllerin bulunduğu sekmelerden Aksiyon sekmesi tıklanılır. Yapacak kişi sistemde tanımlı Personel Seç Listesinde ve görevlerin devredileceği pozisyon sistemde tanımlı pozisyon Listesinde seçilir. (Ara) botunu tıklanarak devredilecek görev seçilir.

Doküman Yönetimi Modülü için de Modüllerin bulunduğu sekmelerden Doküman sekmesi tıklanır. (Ara butonu ile devredilecek görev seçilir.

İlgili kişinin bekleyen işlerim sayfasına gidilerek Aksiyon Yönetimi Modülü ile ilgili görev transfer işlemin gerçekleştiği görülür.

İlgili kişinin bekleyen işlerim sayfasına gidilerek Doküman Yönetimi Modülü ile ilgili görev transfer işlemin gerçekleştiği görülür.

Bu menüde görevlerin devredilmesi işlemi yapıldığı gibi hatalı kişilere görev ataması örneğin izindeki bir kişiye atama yapıldığında bu hatanın düzeltilmesi işleminde bu menü kullanılabilir. Ayrıca Görev Transfer menüsünde Tüm Modüller ilgili sekmeler seçilip, Tüm Modüller ilgili bekleyen işlerinde kişinin üzerindeki tüm görevlerinde aktarılma işlemi de yapılabilir.